業務改善とは、業務効率の向上や生産性の高め方、コスト削減をするための取り組みです。

その中でも、「データ入力業務」「レポート作成業務」「タスク管理業務」「顧客管理業務」の4つの業務は、ほとんどの企業で行われる業務であり、自動化や効率化が容易な業務です。

この記事では業務改善を始めやすい4つの業務について、具体的な改善方法についてご紹介いたします。

業務改善を始めやすい4つの業務とは

業務改善を行う場合業務フローを整理し、各業務プロセスの無駄や手間の削減をすることで効果を得られることが多いです。

ここで紹介する4つの業務はIT技術の発展もあり、自動化や効率化を実現することが可能です。各社の状況によって最適な方法は異なるかもしれませんが、解決策の一つとしてご参考にしていただければ幸いです。

IT導入サポーターでは各社様の業務改善やITシステム導入の支援を行っておりますので、悩んでいることがあればお気軽にご相談ください。

まずは4つの業務とはどのようなものかご説明いたします。

1. データ入力業務データ入力業務は、多くの組織で日常的に行われます。この手作業によるデータ入力は誤りが発生しやすく、時間とリソースを浪費する可能性があります。
   特に日々繰り返し行う作業や同じデータを別システムへの登録、大量のデータを扱う場合、この業務の効率化で効果を発揮できます。
2. レポート作成業務定期的なレポート作成やドキュメントの作成は、手間のかかる業務です。レポートのデータ収集やフォーマット設定に多くの時間が費やされ、ヒューマンエラーのリスクも高まります。
   人が直接データを確認してレポートを作成する必要がある場合もありますが、そのための情報収集や加工などを自動化するだけでも効率化の成果が得られます。
3. タスク管理業務プロジェクトやタスクの管理は、組織内でスムーズなコミュニケーションとタスクの進捗を確認するために重要です。
   優先順位の決定や対応漏れ防止やリアルタイムな情報共有により組織内の業務効率を図ることができます。
4. 顧客対応業務顧客からの問い合わせやサポート業務は、顧客満足度向上に不可欠です。しかしながら、手作業による対応ではスピーディーな返答が難しく、問題解決に時間がかかることがあります。
   これらの業務を改善することで、組織は時間とリソースを節約し、誤りを減らすことができます。

次にこの4つの業務の課題と具体的な改善方法をご紹介します。

1. データ入力業務の改善

データ入力業務は、多くの組織で欠かせない作業ですが、繰り返しの手作業や誤りが生じやすいことから、効率化や改善の余地が大きい業務の一つです。

データ入力業務の課題と具体的な改善方法をご紹介します。

データ入力業務の課題

データ入力業務を手動で行うことでどのような課題が存在するのかを見ていきましょう。

• 作業の反復性による誤りのリスク同じデータを繰り返し入力する必要があり、単調で退屈な作業が続きます。
  これにより、モチベーションの低下や作業効率の低下や入力ミスや情報の誤りが発生しやすく誤ったデータは深刻な問題を引き起こす可能性があります。
• 作業時間の浪費大量のデータを手動で入力する場合、多くの時間がかかります。これにより、他の重要な業務への時間やリソースを充てることができなくなります。
  営業や顧客対応の時間が減ることにより売上機会の損失につながる可能性もあります。

データ入力業務の具体的な業務例

データ入力業務は様々な形で発生しますが、具体的にどのような作業があるか見てみましょう。

• 顧客情報や注文情報などの転記作業顧客情報や注文情報をデータベースに手動で顧客名、住所、電話番号、注文内容などの情報をメールやFAXなどから入力する。
• 紙媒体で受け取る書類の打ち込みやファイル管理納品書や受領証などの紙で受け取る書類を顧客ごとに振り分けたり、内容を基幹システム等へ登録する作業など、件数が多くなればなるほど大量の作業が発生します。
• 請求書の作成売上データや価格情報をもとに、請求書を手動で作成する業務。
  複数の請求書を毎月生成する必要があり対応漏れや内容に誤りがないかという確認作業や、承認作業などがあります。
• 各種ツール間での情報登録等自社の基幹システムや契約しているSaaSシステムなどの情報を統一するためにステータスの更新や情報の登録作業などはツールが増える程に手間が増えてしまいます。

データ入力業務を業務改善する方法

上記で上げたようなデータ入力業務を効率化するための方法をご紹介します。

• 専用フォームから送信してもらうことで入力の作業をなくす注文情報や顧客情報を送信するためのフォームを用意し、そこから直接注文や顧客情報の共有をしてもらうことにより情報を確認しながら手動で入力する作業をなくすことができます。
• 紙媒体をAI-OCR技術を使って自動で情報を取得するFAXで届く注文書や、仕入先などからの見積書、納品書などといった紙媒体で受領する書類はスキャナーとAI-OCR技術を活用することで読み取った書類から情報を自動で取得したり、ファイル名や日付などで自動でファイリングすることもできます。
• 自動作成の予約やチェック表を作成する毎月発行する請求書は日付を指定して自動で作成できるツールを活用することで作成自体の手間をなくすことができます。
  見積作成や納品書などを作成するシステムと同一または連携可能なツールだとボタン一つで同じ内容を入力せずに請求書の作成もできます。
  また、売上情報から自動で請求書作成リストを作成することで請求漏れをなくすためのチェック表を作成することもできます。
• ワークフロー自動化システムを導入するRAPという画面操作を自動で行うロボットやiPaaS（アイパース）というアプリケーション同士の連携を行い自動で処理を進めるツールを活用すると、起点となる操作や状態になると自動で作業を進めることができるようになります。
  例えば、専用フォームから注文の依頼が届くと、その内容を営業管理ツールに自動で入力し、Slackやメールなどのツールで共有をする。
  他にも顧客管理に新規登録をすると営業管理や基幹システムにも自動で同じ情報を登録するなども可能になります。
• 登録フォームによる自動登録新規の申し込みやお問合せなどを専用のフォームで入力してもらうことで、届いた情報から担当者が登録するという手間をなくすことができます。
  他にも注文や見積も申し込みフォームから行って頂くことで効率化を図ることもできます。

これらの方法は有料ツールの導入だけではなく、無料で使えるツールの活用などでも実現できるものもありますので、作業の複雑さや発生頻度などから最適な方法を検討していきたいですね。

他にもここには記載していませんが、業務プロセス自体の見直しを行うことで不要な業務の廃止や省略できる業務もありますので、それらを踏まえた上でこれらのIT技術などを活用した改善を行うのが大切です。

2. レポート作成業務の改善

レポート作成業務は多くの組織で日常的に行われており、情報の整理や共有に不可欠です。しかし、手作業でのデータ整理やレポートの作成には多くの時間と労力がかかり、効率性に課題があります。

レポート業務の課題と具体的な改善方法をご紹介します。

レポート作成業務の課題

レポート作成業務を手動で行うことでどのような課題が存在するのかを見ていきましょう。

• 時間と手間の浪費データ収集、加工、整理、グラフ化、文書化など、多くのステップを経てレポートが完成するため、多くの時間と手間がかかります。
• 人為的なエラー手作業に依存するため、データの誤りや計算ミスが発生しやすく、信頼性の低下につながります。
• 非標準化のリスク複数の担当者が異なる形式でレポートを作成することがあるため、情報の一貫性や品質に課題が生じます。

レポート作成業務の具体的な業務例

レポート作成業務には具体的にどのような作業があるか見てみましょう。

• 売上レポートの作成月次や四半期ごとの売上データを集計し、レポートにまとめる業務。売上チームや経営陣への報告が含まれます。このデータ集計や加工作業は特に時間がかかる場合があります。
• マーケティングキャンペーンの効果測定レポートマーケティングキャンペーンの成果を評価し、ROI（投資収益率）を算出するためのレポート。広告費用やクリック数などのデータ集計や、グラフ作成などが必要です。広告媒体ごとの結果などは簡単に得られる場合がありますが、各種媒体の効果及びかかった費用、HPなどへの流入経路や売上金額など収集するデータが多岐にわたり加工やまとめをするのはとても大変な作業です。
• プロジェクト進捗レポートプロジェクトの進捗状況を各部署や担当者から情報を集め、まとめたものを顧客や上長などに報告するためのレポート。タスク完了率や予算の使用状況なども含まれることがあります。報告するタイミングは週次や月次など様々なため頻度が多いほどこのレポート作成にかかる時間が作業時間を圧迫する可能性があります。

レポート作成業務を業務改善する方法

上記で上げたようなデータ入力業務を効率化するための方法をご紹介します。

• レポート作成ができるBIツールの活用BIツールとは事業運営で必要な情報を収集し経営や売上拡大に活用するための分析ツールです。エクセルやCSVでの情報管理ではなくそれらをBIツールに取り込むことで最適な情報を簡単に引き出すことができる仕組みを導入することができます。
• レポートのテンプレート作成定期的なレポート作成の場合や、同様の情報を出力する場合のテンプレートを一つ作成しテンプレート的に利用できるようにすることで毎回ゼロからレポート作成をする手間が削減されます。しかしこれはほとんどの方が行っていると思いますが、見た目の部分だけでなく、データの収集なども含めてフォーマットを定め、各ツールからのデータをCSVから貼り付けるだけで収集できるようにするなど、効率化を図ることができます。
• データを自動で収集する仕組みの導入各種ツールから情報を収集する作業を自動的に行える仕組みを導入することで、レポート作成時にはすでに収集が済んだ状態から開始できるので作業時間を大幅に削減することができます。具体的には売上情報の登録がされたらその情報をBIツールや基幹システムなどへ自動で登録する、販売サイトのCSVを毎月自動でダウンロードする仕組みやダウンロードしたCSVを特定のフォルダに上げるだけで情報を参照できるようにするなどが考えられます。

レポート作成には、事実となるデータの収集とそのデータから導く答えや考えをまとめる工程が含まれます。データの収集や加工は自動化しやすいですが、レポート作成業務の発生頻度や重要度によっては、自動化コストに見合わない場合があります。その場合は、無料で使えるツールの活用やテンプレートを使用した効率化だけでも一定の効果を得ることができます。

3. タスク管理業務の改善

タスク管理業務は、組織内でのタスクの割り当て、進捗の追跡、締切りの管理など、業務遂行に欠かせない重要なプロセスです。

日常的に多くの人が触れる業務のためタスク管理はステータスや情報の更新がとても重要で全員が意識して取り組まないとうまく活用できないケースがよくあります。

タスク管理業務の課題と具体的な改善方法をご紹介します。

タスク管理業務の課題

タスク管理業務を行ううえでどのような課題が存在するのかを見ていきましょう。

• タスクの漏れタスクの追加や担当の割り振りが抜け落ちたり、見落とされたりすることがあり、業務の遅延や品質低下につながります。
• 情報の更新漏れ作業の進捗状況などを適宜更新や共有を行わないと正しい状況を確認することができず、業務遅延や対応漏れなどにつながります。
• 優先順位の混乱重要なタスクとそうでないタスクの優先順位が明確でないため、リソースの無駄遣いが生じることがあります。

タスク管理業務には具体的にどのような業務があるか見てみましょう。

タスク管理を行う業務は多岐にわたりますが、タスク管理とは具体的にどのような作業があるか見てみましょう。

• タスクの作成と割当何かの依頼をされた時やする時などにタスク管理をする上でタスクの作成及び担当者の割当の作業が必要となります。チャットツールなどで依頼された作業をタスク管理ツールに追加したり、指摘された内容を修正するためのタスクを追加して相手に割り当てるなどの作業があります。
• タスクの進捗更新タスクの内容に対して対応中であったり、別な人に依頼中であったり、作業完了しているなどタスクを進める上での状況を更新する必要があります。この更新作業はとても重要なプロセスで更新されない場合他の人が正しい状況を確認することができなくなってしまいます。
• タスクについてのコミュニケーション作業を進める中で相談した内容や話し合いで決まったことなどは、タスクに対して情報を確認できるようにしておく必要があります。他の人が状況を確認する時に、相談して決まった内容を知らないことで同じことを相談してしまったり、確認をするなどの無駄な作業が発生する可能性があります。また後からなぜそうなったのかを確認するためにも情報を残しておくことは重要な作業です。

タスク管理業務を業務改善する方法

上記で上げたようなタスク管理業務を効率化するための方法をご紹介します。

• オンラインタスク管理ツールの導入タスク管理のポイントとして最新情報を常に確認することができるのが好ましいため、オンラインで最新情報が見れる管理ツールを導入することをおすすめします。ツールといっても専用のタスク管理ツールでなくてもGoogleスプレットシートや、Excelオンラインなどのツールでもオンラインで情報共有をすることができます。
• ChatGPTなどのAIを活用したタスクの自動作成議事録やチャット、メールでのやりとりの内容をAIがテキストデータ解析をして重要な情報やアクションをタスクを自動で追加することができます。
• iPaaSなどの活用で自動でステータス更新お問合せが入った時や特定のフォームから依頼が来た場合、特定のメール件名で依頼が来た場合など状況に合わせた起点を設定することで、自動でタスクの作成を行うことができます。また、他のツールとの連携によりステータスが変わった際にタスクステータスの自動更新や次の担当者への割当や通知を自動で行うこともできます。
• コミュニケーションの場をタスク管理ツールに移行するメールやチャットツールなどでのコミュニケーションを全くなくすのではなく、タスクなどに関するコミュニケーションは全てタスク管理ツールの中で行うことで各タスクに関する情報を集約することができるので、後から確認する人も履歴を簡単に確認することができるようになります。

タスク管理業務の改善には、ツールの活用とコミュニケーションプロセスの最適化が重要です。適切なタスク管理ツールを選定し、チーム全体での適用を促進することで、タスクの漏れや混乱を軽減し、生産性向上を実現できます。

4. 顧客対応業務の改善

顧客対応業務は、顧客からの問い合わせやサポートに関わる重要な業務です。

顧客対応がスムーズで効率的であれば、顧客満足度が向上し、ビジネスの成功につながります。しかし、手動での顧客対応や情報の不確実性により、課題が生じることがあります。

顧客対応業務の課題と具体的な改善方法をご紹介します。

顧客対応業務の課題

顧客対応業務を手動で行うことでどのような課題が存在するのかを見ていきましょう。

• 手動処理の多さ顧客からの問い合わせやリクエストに対して、手動での対応や情報収集が多く、時間と労力がかかることがあります。
• 情報の不統一性顧客情報や履歴が複数のシステムやファイルに分散しているため、情報の一元化が難しく、誤った情報提供が生じることがあります。
• 同様の問い合わせに対する手間顧客からの問い合わせや社内からの問い合わせに関しても同じような問い合わせが発生することがあります。その都度手動でその対応を行うことは繰り返し作業になり非効率な作業となってしまいます。

顧客対応業務は多岐にわたりますが、具体的にどのような業務があるか見てみましょう。

顧客対応業務の具体的な業務例

• お客様からのお問合せ対応顧客からの問い合わせやトラブルに対応し、解決策を提供する業務。電話、メール、チャットなど複数のコミュニケーションチャネルを使用する場合があります。
• 社内からの問い合わせ対応社外や顧客だけでなく社内からも部署によっては様々な問い合わせや作業依頼が届きます。休暇取得についての質問や、パソコンの不調などに対する質問相談など多岐にわたります。顧客ではないが業務効率や従業員満足度向上のためにもこの業務も非常に重要な業務です。
• 顧客情報の更新作業などお問合せ頂いた内容や対応した内容などの履歴を顧客情報として更新を行う作業も顧客対応として満足度向上に必要な業務です。最新化された情報はマーケティング等の営業活動でも活用できます。

顧客対応業務を業務改善する方法

上記で上げたような顧客対応業務を効率化するための方法をご紹介します。

• 問い合わせ管理システムの導入お問合せフォームなどお問合せが入るとそれを一覧で管理し、担当者への割り振りやステータスの確認ができるシステムを導入することでお問合せに対する漏れなどを防ぐことができます。お問合せが届く頻度や対応する人数など状況に応じて導入可能なシステムやツールは様々ありますので自社の用途や規模に適したツールの選択が重要となります。
• よくある質問や自動返信ツールの導入お問合せフォームやホームページなどによくある質問の記載を行うことで、同様の問い合わせの件数を減らすことで業務効率化を図ることができます。他にもAIチャットツールなどを導入し、予め情報を設定しておくとチャットでお問合せ頂いた内容に対して自動で対応させることもできます。
• 自動化ツールとタスク管理ツールの導入お問合せ管理システムのように専門のシステムでなくてもiPaaSのようなアプリ連携の自動化ツールを導入すれば、既存のタスク管理ツールやチャットツールなどへお問合せがあるたびに自動で連携をすることができます。

顧客対応業務は対応にかかる時間や対応漏れがないことが重要となります。対応漏れが無いように状況の定期的な確認や履歴を残すことを業務フローとして徹底するだけでも改善されるケースもあります。

また、記載はしていませんがお問合せの件数が多い場合などは業務自体をアウトソーシングするというのも一つの手段として考えられます。

顧客対応などはAI技術の発展もあり様々なツールや方法が登場してきていますが、自社に最適な規模や内容を選定するのが難しくなってきているのも事実です。業務プロセスの棚卸しやかかる時間、導入後の成果を見極めて選定が大切です。

業務改善を始めやすい4つの業務の改善方法についてのまとめ

これまで記載した業務改善の方法については各社様の状況により適している方法が異なってきます。改善方法の検討のアイディアとして活用して頂ければ幸いです。

業務改善を行うことで、作業効率の向上、サービス品質の向上、顧客満足度の向上などを実現することができます。すでに実施されていることは多々あるかと思いますが、業務改善は一度やったら終わりではなく定期的に点検し事業進展に合わせて調整をしていくことが大切です。

具体的な方法を検討する上でのポイントをまとめてみました。

• 自動化ツールの導入繰り返し作業や単純作業などは自動化ツールを使って手作業を削減することができます。
• データの一元管理色々なシステム等にある情報やタスク管理等を一元化することで情報の確認や更新の手間を最小限にすることができます。またiPaaSなどを活用すると各ツールからの情報を自動で収集することもできます。
• 定型化ツールの導入だけに限らず業務プロセスやフォーマットを定型化するだけでも業務改善を実現することもできます。